fbpx

Dokumentasi itu apa?

Pengertian Dokumentasi

Pengertian DokumentasiĀ adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Ada juga yang mendefinisikan dokumentasi sebagai aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.

Sebagai contoh, data yang diperoleh melalui proses dokumentasi bisa digunakan untuk mengenalkan perusahaan kepada karyawan baru atau track record yang dilakukan oleh karyawan yang telah pensiun. Karena itu, dalam dunia perkantoran, kegiatan ini dikaitkan dengan proses administrasi

Fungsi Dokumentasi

Setelah memahami pengertian dokumentasi, selanjutnya kita juga perlu mengetahui apa fungsinya. Berikut ini adalah fungsi dokumentasi secara umum dan fungsi dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara UmumĀ Ā Ā Ā 
  • Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
  • Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan dokumen
  • Melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
  • Menghindari kerusakan terhadap dokumen
  • Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
  • Mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
  • Memberikan jaminan keutuhan danĀ keotentikan infomasi dan data yang ada dalam dokumen
2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan

Dalam perusahaan, ada banyak sekali fungsi dokumentasi, antara lain:

  1. Sebagai memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
  2. Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan
  3. Digunakan sebagai alat pembuktian
  4. Digunakan sebagai rujukan histors
  5. Penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai menejemen perusahaan
  6. Untuk keperluan pendidikan karyawan baru
  7. Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien

Peranan dan Tujuan Dokumentasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya dalam penjelasan pengertian dokumentasi, tujuan kegiatan dokumentasi adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, serta bukti.

Beberapan peranan dokumentasi antara lain:
  1. Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
  2. Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
  3. Mengadakan konferensi seminar ilmiah
  4. Membantu perkembangan ilmu pengetahuan
  5. Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen
  6. Membuat dan mengembangkan katalog

Kegiatan atau Tugas dokumentasi

Kegiatan atau tugasĀ dokumentasi sebagai berikut:

  • Pertama mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
  • Kedua mencatat dokumen
  • Ketiga mengolah dokumen
  • Selanjutnya Memproduksi dokumen
  • Lalu selanjutnya menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
  • Terakhir menyimpan dan memelihara dokumen

Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum

Secara umum ada beberapa jenis dokumen, diantaranya adalah:

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan
  • Pertama dokumen Pribadi; dokumen berhubungan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
  • Kedua dokumen Niaga; dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
  • Terakhir dokumen Pemerintah, yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
  • Pertama dokumen Literer; dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini ada di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
  • Kedua dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini ada di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
  • Terakhir dokumen Private; dokumen berupa surat/ arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.
3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Di lihat dari segi fungsinya, jenis dokumentasi dapat di bagi menjadi dua, yaitu:

  1. Dokumentasi dinamis, yaitu dokumen yang bisa di gunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
  2. Dokumentasi statis, yaitu dokumen yang tidak bisa di gunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
4.Ā Dokumen Berdasarkan Sifatnya
  • Pertama dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
  • Kedua dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya
  • Pertama dokumen fisik; dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
  • Selanjutnya dokumen intelektual; dokumen yang di buat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.
6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
  • Pertama dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
  • Kedua dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer. Biasanya di sebut juga dengan dokumen bibliografi.
  • Terakhir dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

Source : https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-dokumentasi.html